Створення та налаштування зведених таблиць Excel 2007

Створення та налаштування зведених таблиць Excel 2007

У цій статті ми розглянемо основні методи створення та налаштування зведеної таблиці. Для кращого розуміння наших дій Ви можете повторювати їх в Excel'е. Отже, для створення зведеної таблиці Вам потрібна проста базова таблиця. Для створення зведеної таблиці перейдіть на вкладку Вставлення, де в групі Таблиці виберіть команду Зведена таблиця.

    Відкриється наступне діалогове вікно:

У цьому вікні, Excel пропонує нам вказати вихідну таблицю або діапазон значень, на підставі яких буде будуватися зведена таблиця. Якщо Ви виконали команду Зведена таблиця, попередньо встановивши курсор на аркуші, де знаходяться будь-які дані, Excel автоматично заповнить це поле. Якщо ж на аркуші дані відсутні, Вам потрібно буде вказати адресу діапазону даних вручну.Будьте уважні - перший рядок зазначеного діапазону не повинна бути порожнім - в цьому випадку Excel повідомить про помилку. Також ми радимо Вам обов'язково створити заголовки для кожного стовпця базової таблиці - це зробить налаштування зведеної таблиці набагато зручніше.Крім вибору вихідної таблиці, Excel надає можливість використовувати як джерело даних бази даних і таблиці, створені в інших програмах (Access, SQL Server та інших).І остання опція, яку потрібно встановити в цьому вікні - вибрати місце розташування зведеної таблиці: у новому вікні або на цьому ж листі. В останньому випадку потрібно вказати діапазон адрес, де повинна розташовуватися зведена таблиця.Натиснувши кнопку Ок після налаштування потрібних нам умов, ми отримуємо наступний робочий лист:

 У лівій частині знаходиться область розміщення зведеної таблиці. Справа ми бачимо вікно настройки зведеної таблиці під назвою "Список полів зведеної таблиці". Якщо Вивипадково закрили це вікно, Вам достатньо натиснути по області розміщення - і вікно налаштування знову відкриється.
Для нашого прикладу спробуємо створити таблицю, яка будепідсумовувати дані Обсяг продажів, шт. і Сума виручки длякожного значення в стовпці Дата і для кожної Точки продажу.Для цього потрібно виконати наступні дії:а) у верхній частині вікна налаштувань відзначаємо всі назвинеобхідних нам стовпців:

 Excel розподіляє дані із зазначених стовпців по областям дій, які знаходяться в нижній частині вікна налаштувань. Тепер нам необхідно їх правильно розподілити:
б) Поле Точка продажу перетягуємо в область Фільтр звіту. Уцьому випадку Excel додає на робочий лист фільтр, за допомогою якого ми встановлюємо умова для виведеннязагальних даних. Вибравши в нашому прикладі точку продажу,ми зможемо виводити підсумки по продажам для окремого магазину.

в) Поле Дата перетягуємо в область Назви рядків. Excel використовує значення зі стовпця Дата для того, щоб назвати рядки нашої таблиці. Таким чином, ми будемо підсумувати потрібні нам поля по кожній даті нашого звіту.

г) Поля Сума по полю Обсяг продажів, шт. і Сума по полюСума виручки перетягуємо в область Значення. Дані всіхстовпців з цієї області Excel підсумує і відобразить в рядкахзведеної таблиці.

Налаштування нашої таблиці повинна виглядати ось так:

Тоді наша зведена таблиця буде мати такий вигляд:Тепер ми відразу можемо дізнатися в обсяги продаж мобільних телефонів в грошовому та кількісному виразі набудь-яку потрібну нам дату, як в загальному по мережі, так і по окремому магазину. Excel автоматично оновлює макет і дані зведеної таблиці. Якщо Вам необхідно спочатку налаштувати макет, а потім вивести результат, скористайтесь опцією у вікні налаштувань Відкласти оновлення макета.

Встановіть галочку, і Ви самостійно будете оновлювати зведену таблицю, натиснувши кнопку Оновити в потрібний Ваммомент.

Розглянемо додаткову задачу. Припустимо, нам потрібно дізнатися дані з обсягів продажів не тільки в розрізі магазинів,але і в розрізі торгових марок, і навіть окремих моделей.

Для цього досить у вікні настройки відзначити галочками два додаткові поля - Марка телефону та Модель телефону, і перетягнути ці поля в область Фільтр звіту. Excel додасть взведену таблицю два нових фільтра, які допоможуть намшвидко дізнатися потрібну інформацію:

У наступній статті ми розглянемо методи, за допомогою яких можна буде відформатувати зведену таблицю у відповідності з нашими побажаннями.