Створення та налаштування зведених таблиць Excel 2007

Створення та налаштування зведених таблиць Excel 2007

У цій статті ми розглянемо основні методи створення та налаштування зведеної таблиці. Для кращого розуміння наших дій Ви можете повторювати їх в Excel'е. Отже, для створення зведеної таблиці Вам потрібна проста базова таблиця. Для створення зведеної таблиці перейдіть на вкладку Вставлення, де в групі Таблиці виберіть команду Зведена таблиця.

    Відкриється наступне діалогове вікно:

У цьому вікні, Excel пропонує нам вказати вихідну таблицю або діапазон значень, на підставі яких буде будуватися зведена таблиця. Якщо Ви виконали команду Зведена таблиця, попередньо встановивши курсор на аркуші, де знаходяться будь-які дані, Excel автоматично заповнить це поле. Якщо ж на аркуші дані відсутні, Вам потрібно буде вказати адресу діапазону даних вручну.Будьте уважні - перший рядок зазначеного діапазону не повинна бути порожнім - в цьому випадку Excel повідомить про помилку. Також ми радимо Вам обов'язково створити заголовки для кожного стовпця базової таблиці - це зробить налаштування зведеної таблиці набагато зручніше.Крім вибору вихідної таблиці, Excel надає можливість використовувати як джерело даних бази даних і таблиці, створені в інших програмах (Access, SQL Server та інших).І остання опція, яку потрібно встановити в цьому вікні - вибрати місце розташування зведеної таблиці: у новому вікні або на цьому ж листі. В останньому випадку потрібно вказати діапазон адрес, де повинна розташовуватися зведена таблиця.Натиснувши кнопку Ок після налаштування потрібних нам умов, ми отримуємо наступний робочий лист:

 У лівій частині знаходиться область розміщення зведеної таблиці. Справа ми бачимо вікно настройки зведеної таблиці під назвою "Список полів зведеної таблиці". Якщо Вивипадково закрили це вікно, Вам достатньо натиснути по області розміщення - і вікно налаштування знову відкриється.
Для нашого прикладу спробуємо створити таблицю, яка будепідсумовувати дані Обсяг продажів, шт. і Сума виручки длякожного значення в стовпці Дата і для кожної Точки продажу.Для цього потрібно виконати наступні дії:а) у верхній частині вікна налаштувань відзначаємо всі назвинеобхідних нам стовпців:

 Excel розподіляє дані із зазначених стовпців по областям дій, які знаходяться в нижній частині вікна налаштувань. Тепер нам необхідно їх правильно розподілити:
б) Поле Точка продажу перетягуємо в область Фільтр звіту. Уцьому випадку Excel додає на робочий лист фільтр, за допомогою якого ми встановлюємо умова для виведеннязагальних даних. Вибравши в нашому прикладі точку продажу,ми зможемо виводити підсумки по продажам для окремого магазину.

в) Поле Дата перетягуємо в область Назви рядків. Excel використовує значення зі стовпця Дата для того, щоб назвати рядки нашої таблиці. Таким чином, ми будемо підсумувати потрібні нам поля по кожній даті нашого звіту.

г) Поля Сума по полю Обсяг продажів, шт. і Сума по полюСума виручки перетягуємо в область Значення. Дані всіхстовпців з цієї області Excel підсумує і відобразить в рядкахзведеної таблиці.

Налаштування нашої таблиці повинна виглядати ось так:

Тоді наша зведена таблиця буде мати такий вигляд:Тепер ми відразу можемо дізнатися в обсяги продаж мобільних телефонів в грошовому та кількісному виразі набудь-яку потрібну нам дату, як в загальному по мережі, так і по окремому магазину. Excel автоматично оновлює макет і дані зведеної таблиці. Якщо Вам необхідно спочатку налаштувати макет, а потім вивести результат, скористайтесь опцією у вікні налаштувань Відкласти оновлення макета.

Встановіть галочку, і Ви самостійно будете оновлювати зведену таблицю, натиснувши кнопку Оновити в потрібний Ваммомент.

Розглянемо додаткову задачу. Припустимо, нам потрібно дізнатися дані з обсягів продажів не тільки в розрізі магазинів,але і в розрізі торгових марок, і навіть окремих моделей.

Для цього досить у вікні настройки відзначити галочками два додаткові поля - Марка телефону та Модель телефону, і перетягнути ці поля в область Фільтр звіту. Excel додасть взведену таблицю два нових фільтра, які допоможуть намшвидко дізнатися потрібну інформацію:

У наступній статті ми розглянемо методи, за допомогою яких можна буде відформатувати зведену таблицю у відповідності з нашими побажаннями. 

Підготовка таблиці до друку

• Аркуші та книги можна друкувати частково або повністю, по черзі або одночасно. Якщо дані, які потрібно надрукувати, містяться в таблиці Microsoft Excel, можна надрукувати лише цю таблицю.
• Також можна надрукувати книгу у файл. Це корисно, якщо потрібно роздрукувати книгу на принтері, відмінному від того, який використовувався спочатку.

Перед друком

Перш ніж друкувати аркуш, який містить великі обсяги даних або діаграм, можна швидко здійснити його точне настроювання в поданні Макет сторінки, щоб досягти професійного вигляду результатів. У цьому поданні можна переглядати дані на друкованих сторінок. Можна додавати або змінювати колонтитули, приховувати або відображати заголовки рядків і стовпців, змінювати орієнтацію друкованих сторінок, змінювати макет і формат даних, установлювати параметри масштабу ширини та висоти даних і встановлювати поля для друку.

Для відображення всіх даних на друкованих сторінках вони повинні бути видимі на екрані. Наприклад, якщо текст або числа заширокі для стовпця, друкований текст буде обітнуто, а друковані числа відображатимуться як знаки номера (##). Щоб запобігти обтинанню тексту та відображенню знаків номера замість тексту, можна збільшити ширину стовпця для припасування до даних. Можна також збільшити висоту рядка для перенесення тексту та його припасування до ширини стовпця, щоб зробити текст видимим на екрані та на друкованих сторінках.

Для зручності читання або сканування даних можна застосувати різне форматування, щоб привернути увагу до важливої інформації. Проте зауважте, що інколи форматування (наприклад, кольоровий текст або заливка клітинок), яке добре виглядає на екрані, може не дати очікуваного результату для друку на чорно-білому принтері. Використовуючи кольоровий текст або заливку клітинок, потрібно обирати кольори, достатньо контрастні для друку на чорно-білому принтері. Можливо, доцільно надрукувати аркуш із відображенням ліній сітки, щоб дані, рядки та стовпці вирізнялися краще.

Друк таблиці в Excel 

• Клацніть клітинку в таблиці, щоб активувати таблицю.

• Натисніть «Файл» і виберіть пункт Друк. Також можна натиснути сполучення клавіш Ctrl+P.

• У розділі Параметри виберіть пункт Надрукувати виділену таблицю.

Крок 1

Крок 2

Крок 3

Матеріал підготував учень 11-Б класу Івченко Олександр

Теми та стилі в Excel 2007

Для швидкого форматування таблиці використовують теми та стилі. Завдяки їм таблицю можна відформатувати за кілька секунд. Теми та стилі утворюються методом комбінування форматів клітинок. Під час вибору стилю зовнішній вигляд таблиці динамічно змінюється відповідно до його параметрів, і користувачу легко обирати потрібну тему або стиль.

Тема

Тема — це готовий набір кольорів, шрифтів, ліній та заливки, який може бути застосовано до всієї електронної таблиці або лише до її окремих елементів. Теми можуть використовуватися в усіх програмах системи Mіcrosoft Office 2007. Вони тісно пов'язані зі стилями. Коли ви використовуєте теми, окремі документи, до яких їх застосовано, набувають професійного вигляду. Теми є одним із нововведень Mіcrosoft Office Excel 2007. Ними можна користуватися для уніфікації форматів шкільних документів.

Стиль

Стиль застосовується для одного конкретного об'єкта  наприклад таблиці або діаграми. На відміну від тем стилі використовувались у попередніх версіях програми Excel. Проте їх було небагато, і вони мали вузьку сферу використання. На рисунку показано вікно стилів програми Mіcrosoft Office Excel 2003.

Як вже зазначалося, стилі зручно використовувати для швидкого форматування таблиць, зокрема для настроювання параметрів сторінки. Стилі тісно пов’язані із темами: комбінуючи їх, ви можете створювати формати, які автоматично відображатимуться під час попереднього перегляду. Тобто, коли ви обираєте стиль або тему, об'єкт (наприклад, таблиця) динамічно змінюється відповідним чином без підтвердження користувачами застосування стилю або теми.

Застосування стилю або теми

На вкладці Основне в області Стилі міститься список стилів (рис). Тут ви знайдете стилі, які можна застосовувати до таблиць. Таблиця динамічно змінюватиметься відповідно до стилю, на який ви наводите вказівник миші. Ви можете зберегти тему у файлі з розширенням .thmx для загального використання і відкривати її в інших програмах.

Матеріал підготувала учениця 11-Б класу Фролова  Тетяна

Шаблони та їх способи використання в Excel 2007

• Загальні відомості
• Вибір шаблону в Mіcrosoft Office Onlіne
• Вибір та застосування шаблону
• Створення та збереження шаблонів 

Шаблони — це готові зразки документів або таблиць. На їх основі можна створювати інші документи. Шаблони містять готові функції та клітинки, для яких задано певний формат, завдяки чому користувач без особливих зусиль може змінювати їх відповідно до своїх потреб. Типовими прикладами шаблонів є бланки рахунків, замовлень на товари, а в шкільному середовищі — списки предметів, розклад та інші документи, що містять таблиці.

Загальні відомості

У Mіcrosoft Office Excel 2003 можна було користуватися шаблонами, вбудованими безпосередньо в програму, або створювати шаблони як окремі файли. Такі файли мали розширення .xlt.Розробники системи Mіcrosoft Office 2007 пропонують нові вдосконалені засоби. Зокрема, зросла кількість готових шаблонів не лише в Mіcrosoft Office Excel 2007, а й в інших програмах.

Завдяки широкому вибору шаблонів користувачі можуть знайти необхідний їм. Якщо недостатньо п'ятнадцяти стандартних, встановлених за промовчанням шаблонів, можна скористатися службою Mіcrosoft Office Onlіne на веб-сайті Mіcrosoft. Після реєстрації ви отримаєте доступ до онлайнових служб для роботи з програмами системи Mіcrosoft Office. Це дасть змогу завантажити додаткові шаблони.

Шаблон — це один з основних елементів правильно функціонуючої системи в школі. Типовими

прикладами можуть слугувати власні шаблони шкіл. З великою кількістю документів, створених за одним зразком, значно легше працювати. На рис.1 показано, які шаблони запропоновано у Mіcrosoft Office Excel 2007

рис.1

Вибір шаблону в Mіcrosoft Office Onlіne

Після активації служби Mіcrosoft Office Onlіne вам буде запропоновано різні шаблони з 18 основних категорій (у кожній — 5–10 шаблонів). Їх можна буде завантажити на свій комп’ютер і використовувати в Mіcrosoft Office Excel 2007. Ця послуга безкоштовна, тому нею варто скористатися!

Вибір та застосування шаблону

Щоб знайти шаблон, потрібно клацнути кнопку Office та вибрати команду Створити (рис. 2). Відкриється

діалогове вікно, в якому можна вибрати шаблон і завантажити його на свій комп’ютер. На рис. 3 показано шаблон Календар навчального року, який можна використовувати у школі

рис. 2

рис. 3

Створення та збереження шаблонів 

Після створення зразка документа його можна зберегти як шаблон. Для цього потрібно виконати ті самі дії, що й у попередній версії програми Excel. Іншим буде лише формат та розширення файлу. Для шаблонів Mіcrosoft Office Excel 2007 використовують стиснений формат XML; такі файли мають розширення .xltx.

Матеріал підготував учень 11-Б класу Корсун Дмитро

Форматування таблиці в Excel 2007(умовне форматування)

Умовне форматування призначено переважно для автоматичного виділення клітинок, які відповідають певним критеріям. Його використовують, якщо потрібно приділити данним у цих клітинках особливу увагу. Якщо застосувати однакове форматування для всіх клітинок таблиці, результати можуть бути незручні для сприйняття. Завдяки умовному форматуванню виділяють окремі значення, що можуть бути розміщені у різних місцях таблиці.

Функцію умовного форматування в Microsoft Office Excel 2007 можна активувати, клацнувши кнопку Умовне форматування на вкладці Основне.

Основні способи умовного форматування:

• Максимальні та мінімальні значення. Ви можете задати виділення різними кольорами найбільших та найменших значень у таблиці. Цією можливістю зручно користуватися у великих таблицях.
• Лінійки даних (гістограми). Цей спосіб форматування застосовується тоді, коли порівнюються різні значення. Типовим прикладом таких значень можуть бути ціни
• Кольорові шкали. Кольорові шкали часто застосовують для виявлення приналежності даних до певного діапазону значень. Тобто окремі значення виділяються певним кольором, якщо вони потрапляють до певного діапазону значень.
• Піктограми. Підсумкові значення зручно виділяти за допомогою певних піктограм, наприклад стрілок або інших символів, що свідчать про зростання, спад або стагнацію. На основі цих піктограм можна також фільтрувати дані.

Приклади умовного форматування

На рисунку показано вихідну таблицю фінансових резервів шкільного табору. Відображення окремих значень буде змінюватися відповідно до того, яке умовне форматування використовується.

Переваги умовного форматування

У Mіcrosoft Office Excel 2007 зручно та просто користуватися функціями умовного форматування. Розробники програми ставили за мету максимально полегшити роботу користувача з таблицями. 

    

    Користувачам тепер непотрібно довго шукати інструменти для форматування та вивчати їх мож­ливості. Вони отримали широкий спектр нових засобів, завдяки яким можна легко форматувати таблиці та надавати їм привабливого зовнішнього вигляду. Розібратися у таких таблицях буде легко не лише їх авторам, а й іншим користувачам.

Відміна умовного форматування

Для умовного форматування передбачені функції, що дають змогу відмінити або змінити його. Тобто ви можете відмінити поточне форматування виділених клітинок за допомогою команди Правила очищення, а також відмінити форматування всієї електронної таблиці в цілому. Для цього потрібно виконати ті самі дії, але виділити не клітинки, а всю таблицю(рисунок).

Матеріал підготувала учениця 11-Б класу Фролова  Тетяна

Діаграми

Діаграми — це один з основних елементів, що використовуються у Mіcrosoft Excel. Вони дають змогу наочно подати дані з метою їх порівняння.

Якщо ви працювали в Mіcrosoft Office Excel 2003, то вже напевне користувалися майстром створення діаграм. У попередніх версіях Excel було достатньо засобів для створення діаграм та роботи

з ними. Основною перевагою Mіcrosoft Office Excel 2007 є впровадження OfficeArt та нового графічного інтерфейсу.

У попередніх версіях програми майстер створення діаграм мав низку категорій та підкатегорій діаграм, з яких користувачі могли обрати потрібну та задати її параметри.

Щоб створити діаграму стандартним способом, виконайте наступні дії:

1. Виділіть діапазон, який ви хочете включити в діаграму.

2. Виберіть команду Вставка Діаграма.

     3. Вибираєте підходящі для вас дані діаграми і потім натискаєте Готово

Створення діаграми

У новій версії програми дуже просто створювати діаграми (весь процес займає лише кілька секунд). Для створення діаграми потрібно виконати такі дії:

1.     Виділіть таблицю, що містить дані для діаграми.

2.    Виберіть потрібний тип діаграми в області Діаграми вкладки Вставлення. Підтипи діаграм для обраного  типу відразу відобразяться на екрані.

3.    Виберіть потрібний підтип діаграми, клацнувши його мишею, і діаграма готова. На стрічці відобразиться контекстна вкладка Знаряддя для діаграм. Вона містить інструменти для настроювання параметрів діаграми.

4.    Виберіть на ній необхідний стиль діаграми.

Матеріал підготувала учениця 11-Б класу Савелко Інеса

Вітаємо Больбот Анну з днем народження!

Нехай життя твоє буде казкою, 
Не знати тобі бід ні в чому, 
Нехай люди до тебе будуть ласкаві, 
Удачи скрізь і у всьому!